1. Inleiding

SURF B.V. (hierna: SURF of wij) verwerkt jouw persoonsgegevens in het kader van onze sollicitatieprocedure en is daarom verwerkingsverantwoordelijke voor jouw persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). SURF verwerkt jouw persoonsgegevens met de volgende doeleinden:

• Beantwoorden e-mails
• Contact opnemen met sollicitanten
• Beoordelen hoe geschikt sollicitanten zijn voor een functie
• Account sollicitanten aanmaken
• Op de hoogte houden van passende vacatures (optioneel)

Deze verwerkingen hebben tot gevolg dat persoonsgegevens van sollicitanten en andere geïnteresseerden in de systemen van SURF, waaronder Emply en Outlook worden verwerkt, zodat SURF de meest geschikte persoon voor iedere functie kan kiezen. Het beoordelen van sollicitanten gebeurt onder andere op basis van werkervaring, motivatie en persoonlijke vaardigheden.

Je kunt volgens de AVG een aantal rechten uitoefenen met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Deze rechten zijn het recht om inzage te krijgen in de persoonsgegevens die we van jou verwerken en deze gegevens te laten corrigeren als ze niet kloppen. Daarnaast heb je in sommige gevallen het recht deze gegevens te laten wissen, ze over te laten dragen naar een andere partij, de verwerking van je persoonsgegevens te beperken of er bezwaar tegen te maken. Zie ook paragraaf 2.10 en 2.11.

In deze privacyverklaring wordt informatie verstrekt over:

1.             Waarom SURF persoonsgegevens van je verwerkt;
2.             Waarom we dat mogen;
3.             Van wie we persoonsgegevens verwerken;
4.             Hoe we je persoonsgegevens ontvangen;
5.             Welke persoonsgegevens we verwerken;
6.             Wie je persoonsgegevens ontvangen;
7.             Doorgifte buiten de EER;
8.             Hoe lang we je persoonsgegevens bewaren;
9.             Of we gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming; 
10.             Welke rechten je hebt;
11.             Je recht van bezwaar.

Je kunt vragen stellen over deze privacyverklaring door contact op te nemen met:

recruitment@surf.nl

Contactgegevens SURF:

SURF B.V.

Moreelsepark 48

3511 EP, Utrecht

communicatie@surf.nl

+31 88 787 30 00

De contactgegevens van onze Functionaris Gegevensbescherming zijn:

Niels Huijbregts

fg@surf.nl
 

Als je van mening bent dat SURF niet goed omgaat met jouw persoonsgegevens kun je een klacht indienen bij de Functionaris Gegevensbescherming van SURF. SURF zal altijd haar best doen om in overleg tot een acceptabele oplossing te komen. Ook heb je het recht om een klacht over SURF in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Meer informatie over de Autoriteit Persoonsgegevens en het indienen van klachten vindt u op www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

2. Informatie over verwerkingen in de sollicitatieprocedure
   1. Waarom verwerken we je persoonsgegevens?

SURF verwerkt jouw persoonsgegevens als je solliciteert op een functie bij SURF of op de hoogte gehouden wilt worden van passende vacatures bij SURF. Daarom is SURF genoodzaakt jouw persoonsgegevens te verwerken. SURF verwerkt je persoonsgegevens voor verschillende doeleinden.

• Beantwoorden e-mails

Voor het beantwoorden van vragen die ons via e-mail worden gestuurd buiten de sollicitatieprocedure om en het leveren van support verwerken wij je e-mailadres en eventuele persoonsgegevens die in de e-mail staan.

• Contact kunnen opnemen met sollicitanten

Als je solliciteert op een vacature bij SURF of een open sollicitatie stuurt, verwerken we je e-mailadres en telefoonnummer om te kunnen reageren op je sollicitatie en eventuele gesprekken in te kunnen plannen.

• Beoordelen hoe geschikt sollicitanten zijn voor een functie

Op basis van de gegevens die je in je CV en motivatiebrief hebt verstrekt beoordelen we hoe geschikt je bent voor een functie en of je uitgenodigd wordt voor (vervolg)gesprekken. Ook bekijken we profielen van sollicitanten op sociale media als dit noodzakelijk is om de informatie te verzamelen die we nodig hebben om een goede beoordeling te maken.

• Account sollicitanten aanmaken

Als je solliciteert bij SURF wordt er automatisch een account voor je aangemaakt in ons carrièrecentrum waarin je al je sollicitaties kunt zien.

• Op de hoogte houden van passende vacatures (optioneel)

Als je hiervoor toestemming geeft, bewaren we je gegevens na een sollicitatie voor een jaar om je op de hoogte te houden als er een passende vacature voor je beschikbaar komt.

1. 2. Waarom mogen we je persoonsgegevens verwerken?

We verwerken je persoonsgegevens op basis van de rechtsgrondslagen voorbereiden overeenkomst, gerechtvaardigd belang en toestemming.

Om een overeenkomst te kunnen sluiten verwerken wij sollicitaties op basis van motivatiebrieven en CV’s en verwerken wij contactgegevens. Deze gegevens moeten wij verwerken om te kunnen beoordelen met welke personen wij een overeenkomst willen sluiten voor een functie en om gesprekken in te kunnen plannen om sollicitanten beter te leren kennen. Zonder de verstrekking van deze gegevens kan SURF geen overeenkomst sluiten met een sollicitant.

Als een sollicitant zijn sollicitatie indient via het formulier op de website van SURF, wordt er automatisch een account aangemaakt in ons carrièrecentrum, zodat de sollicitant kan zien welke sollicitatieprocedures er lopen. Het aanmaken van dit account gebeurt op basis van het gerechtvaardigd belang van SURF om gebruiksgemak te bieden aan sollicitanten en ze de mogelijkheid te bieden om gemakkelijk sollicitaties in te kunnen trekken.

Wij bewaren je sollicitatie- en contactgegevens in beginsel tot vier weken na het beëindigen van de sollicitatieprocedure. Als je hiervoor toestemming geeft, bewaren wij ze in plaats daarvan tot een jaar na de sollicitatieprocedure, zodat we je op de hoogte kunnen houden van passende vacatures. Je kunt jouw toestemming ieder moment intrekken door een e-mail te sturen naar recruitment@surf.nl.

Verder geef je ons toestemming voor het beantwoorden van jouw e-mail door ons die e-mail te sturen. Je kunt je toestemming ieder moment intrekken door een e-mail te sturen naar het e-mailadres dat je hebt gebruikt om contact met ons op te nemen.

1. 3. Van wie verwerken we persoonsgegevens?

SURF verwerkt voor de sollicitatieprocedure persoonsgegevens van sollicitanten hebben aangemaakt.  

1. 4. Hoe ontvangen we persoonsgegevens?

De persoonsgegevens die we verwerken worden verkregen van de betrokkenen en worden verkregen via een externe wervingspartij.

1. 5. Welke persoonsgegevens verwerken we?

We verwerken de volgende gewone persoonsgegevens om de sollicitatieprocedure uit te kunnen voeren:

• Contactgegevens (eventueel gezicht als er sprake is van videobellen)
• Sollicitatiegevens (CV, motivatiebrief en aantekeningen van SURF medewerkers)
• Accountgegevens
• Aanbieding arbeidsvoorwaarden.
  6. Wie ontvangen jouw persoonsgegevens?

Wij verstrekken jouw gegevens aan:

• Cloud- en softwareleverancier Emply. (verwerker)
  7. Doorgifte buiten de EER

SURF geeft jouw persoonsgegevens niet door naar landen of organisaties buiten de Europese Economische Ruimte.

• 8. Bewaartermijnen persoonsgegevens
• SURF bewaart jouw sollicitatiegegevens en contactgegevens gedurende vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure, overeenkomstig de termijn bepaald door de Autoriteit Persoonsgegevens.
• Als een sollicitant toestemming geeft, bewaart SURF deze gegevens tot een jaar na het einde van de sollicitatieprocedure om de sollicitant op de hoogte te houden van nieuwe, passende vacatures.
• De persoonsgegevens die we verwerken om jouw e-mails buiten het kader van een sollicitatieprocedure te beantwoorden, bewaren we zolang als op basis van de inhoud van de e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan en voor eventuele vervolgvragen.
  9. Geautomatiseerde besluitvorming

SURF maakt bij de verwerkingen zoals beschreven in deze privacyverklaring geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming, waaronder profilering.

1. 10. Welke rechten heb je?

Om te beginnen heb je het recht om de persoonsgegevens die SURF van jou verwerkt te laten wijzigen, aanvullen of verwijderen. Ook kun je inzage verzoeken in de persoonsgegevens die SURF van je verwerkt.

Als het gaat om een verwerking van door jou zelf verstrekte gegevens op basis van jouw toestemming of de uitvoering van een overeenkomst met jou (zie 2.2) en de verwerking hiervan geautomatiseerd plaatsvindt (niet op papier), kun je een overzicht in een gestructureerde en gangbare vorm opvragen van de persoonsgegevens die wij van jou verwerken. Ook heb je het recht op overdraagbaarheid van deze gegevens naar een andere partij.

Je kunt SURF ook verzoeken de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken, waardoor SURF tijdelijk ophoudt met het verwerken van jouw gegevens, als:

• je bezwaar maakt (zie 2.11), of
• je de juistheid van persoonsgegevens die SURF van jou verwerkt, betwist, of
• je van mening bent dat de verwerking van gegevens door SURF onrechtmatig is, of
• je van mening bent dat SURF de persoonsgegevens niet meer nodig heeft, maar jij ze nodig hebt in het kader van een rechtsvordering.

Je kunt je rechten uitoefenen door contact op te nemen via recruitment@surf.nl.

Je kunt gegevens ook direct wissen via je account.

1. 11. Recht van bezwaar

Daarnaast kun je bezwaar maken tegen verwerking van jouw persoonsgegevens als wij je gegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang of op basis van de uitvoering van een taak van algemeen belang (zie 2.2). Als SURF geen dwingende gerechtvaardigde gronden heeft om de verwerking voort te zetten, zal SURF de verwerking staken.

Ook kun je bezwaar maken als SURF jouw persoonsgegevens gebruikt voor profilering of geautomatiseerde besluitvorming (zie 2.9).

Als je bezwaar maakt, kun je ook een verzoek indienen om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken gedurende dit bezwaar.

Tot slot

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden waarnaar we linken op onze website. SURF kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. We raden je aan de privacyverklaring(en) van deze website(s) te lezen alvorens van deze website(s) gebruik te maken.

SURF kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. We raden je daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Lees ook onze cookieverklaring, waar we uitleggen welke cookies we gebruiken op onze website en met welk doel.